KONINKLIJKE OOSTENDSE SCHAAKKRING VZW
Artikel 1: De vereniging
De vereniging werd opgericht als entiteit met rechtspersoonlijkheid, meer in het bijzonder als een vereniging zonder winstoogmerk (vzw).
De vzw draagt de naam “Koninklijke Oostendse Schaakkring”, afgekort KOSK. Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, brieven, aankondigingen, bekendmakingen, orders en andere stukken uitgaande van de vereniging, onmiddellijk gevolgd door de letters vzw en het adres van de zetel van de vereniging.
De zetel van de vereniging is gevestigd Koninginnelaan 76, 8400 Oostende (gerechtelijk arrondissement Oostende). Het Bestuursorgaan heeft de bevoegdheid om de zetel te verplaatsen binnen de grenzen van de stad Oostende en om de nodige openbaarmakingsvereisten ter zake te vervullen.
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.
Artikel 2: Doel en activiteiten
De vereniging heeft tot doel door de beoefening van het schaakspel, positieve menselijke waarden te stimuleren, het sociale gevoel onder haar leden te bevorderen, de ontwikkeling van het denkvermogen en de concentratie aan te scherpen en de drang tot competitiviteit op een constructieve manier te begeleiden.
Tot de concrete activiteiten in het schaakspel waarmee deze doeleinden van de vereniging worden verwezenlijkt, behoren onder meer het organiseren van kampioenschappen, toernooien, simultaanvoorstellingen, de deelname aan nationale of internationale kampioenschappen en toernooien door de vereniging zelf of door haar leden, de vorming van lesgevers, het inrichten
van lessen voor haar leden en niet-leden (meer in het bijzonder het onderricht van de jeugd) en de inrichting van een website van de vereniging.Daarnaast kan de vereniging alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van vermeld doel mits binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten en mits eventuele opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van vermeld doel.
Artikel 3: Lidmaatschap
De vereniging heeft 2 soorten leden namelijk: de effectieve leden en de toegetreden leden. Het Bestuursorgaan is bevoegd inzake de aanvaarding van alle leden. De leden hebben alle rechten en plichten die in de wet en in de statuten van de vereniging worden beschreven.
Alle leden betalen een lidmaatschapsbijdrage waarvan de bevoegdheid tot vaststelling door het Bestuursorgaan wordt uitgeoefend.
De lidmaatschapsbijdrage bevat insgelijks een aansluiting bij de Schaakliga West-Vlaanderen, de Vlaamse Schaakfederatie en de Koninklijke Belgische Schaakbond tenzij het betrokken lid uitdrukkelijk wenst af te zien van vermelde aansluiting zodat hij een door het Bestuursorgaan vastgelegde vermindering van de lidmaatschapsbijdrage kan genieten.
Zijn effectieve leden: de meerderjarige leden, dit is 18 jaar of ouder, die door de betaling van de gepaste lidmaatschapsbijdrage gedurende minstens drie opeenvolgende jaren als lid van de vereniging zijn aanvaard, én die de vereniging als hoofdschaakkring hebben. Op voorstel van het Bestuursorgaan kan de Algemene Vergadering beslissen om leden die niet aan bovenvermelde voorwaarden voldoen, toch effectief lid te maken.
Zijn toegetreden leden: alle andere leden die geen effectief lid zijn.
Het Bestuursorgaan is bevoegd personen die zich op verdienstelijke wijze hebben ingezet voor de vereniging of voor het schaakspel in het algemeen tot erelid van de vereniging te benoemen voor het leven.
De lidmaatschapsbijdrage geldt voor een jaar dat loopt van 1 september tot 31 augustus en is ondeelbaar.
Zolang de lidmaatschapsbijdrage niet is betaald, kan betrokkene niet als een lid van de vereniging worden aanvaard.
De leden die daden stellen in strijd met het in artikel 2 vermelde doel of die handelingen uitvoeren of nalaten die nadelig zijn voor de vereniging of die tot schade voor de vereniging leiden, worden door de Algemene Vergadering uitgesloten op voordracht van het Bestuursorgaan mits de uitsluiting schriftelijk wordt gemotiveerd en aangetekend verstuurd en mits het betrokken lid in een tegensprekelijk debat zijn standpunt kan verwoorden.
Deze uitsluiting is niet vatbaar voor beroep.
Het staat ieder lid vrij om vrijwillig ontslag te nemen als lid van de vereniging mits het Uitvoerend Comité of het Bestuursorgaan hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. Bij de uitsluiting of het ontslag van een lid, bestaat er geen recht tot teruggave van een evenredig deel van de lidmaatschapsbijdrage. Deze wordt geacht definitief en volledig te zijn verworven door de vereniging bij de betaling ervan.
Geen enkel lid kan enige persoonlijke aanspraak laten gelden of uitoefenen op de activa die de vereniging toebehoren. Deze uitsluiting van enige persoonlijke rechten op de activa geldt te allen tijde: tijdens het lidmaatschap, bij beëindiging van het lidmaatschap om welke reden dan ook, en bij de ontbinding van de vereniging.
Artikel 4: De Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering bestaat uit alle effectieve en toegetreden leden.
Alleen de effectieve leden hebben stemrecht. Ze hebben een gelijk stemrecht en elk één stem. Een stemming per schriftelijke volmacht aan een ander effectief lid is toegelaten.
De volgende exclusieve bevoegdheden kunnen uitsluitend, gelet op de bewoordingen van de wet, door de Algemene Vergadering worden uitgeoefend:
(1) de wijziging van de statuten
(2) de benoeming en de afzetting van de bestuurders
(3) de eventuele benoeming van een rekeningtoezichter
(4) de kwijting aan de bestuurders en de eventuele rekeningtoezichter
(5) de goedkeuring van de jaarrekening
(6) de ontbinding van de vereniging
(7) de uitsluiting van een lid
(8) de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk
(9) de goedkeuring van een budget voor het volgende boekjaar.
De jaarlijkse Algemene Vergadering vindt plaats ten laatste drie maanden na het afsluiten van het boekjaar op de maatschappelijke zetel van de vereniging.
Een buitengewone Algemene Vergadering kan door het Bestuursorgaan worden bijeengeroepen of op vraag van minimum één vijfde van de effectieve leden.
Het Bestuursorgaan kondigt de Algemene Vergadering minstens 4 weken op voorhand aan.
Voorstel van agenda wordt eveneens minstens 4 weken op voorhand naar alle leden per e-mail verstuurd en is ter inzage bij de leden van het Bestuursorgaan.
Het Uitvoerend Comité of één vijfde van de effectieve leden kunnen tot 2 weken voor de Algemene Vergadering extra punten toevoegen aan de agenda.
Ze sturen hiervoor een e-mail naar de Voorzitter.
Kandidaturen voor het Bestuursorgaan worden ten laatste 2 weken voor de Algemene Vergadering ingediend. De kandidaten sturen hiervoor een e-mail naar de Voorzitter.
Een definitieve agenda wordt per e-mail naar alle leden verstuurd ten laatste 1 week voor de Algemene Vergadering en is ter inzage leden van het Bestuursorgaan.
Met uitzondering van de ontbinding van de vzw kunnen op de Algemene Vergadering extra agendapunten of extra kandidaturen worden toegevoegd. De toevoeging moet met een gewone meerderheid van de aanwezige effectieve leden worden goedgekeurd.
Om op een geldige manier te beraadslagen moet minstens één vijfde van de effectieve leden vertegenwoordigd zijn.
Als het minimumaantal aanwezige of vertegenwoordigde leden niet wordt bereikt, wordt een tweede Algemene Vergadering gehouden, ten vroegste na twee weken.
Deze vergadering kan een geldig besluit nemen, ongeacht het aantal aanwezigen.
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen, behalve wanneer de wet of de statuten dit anders voorzien.
Bij staking van stemmen, zal de stem van de Voorzitter doorslaggevend zijn.
Er worden notulen van de beslissingen opgesteld en bewaard in een notulenregister, dat voor alle leden raadpleegbaar is. Het Bestuursorgaan beslist op welke wijze dit gebeurt.
Artikel 5: Het Bestuursorgaan
De vereniging wordt bestuurd door een Bestuursorgaan samengesteld uit minstens drie meerderjarige leden, die effectief lid zijn van de vereniging.
De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering bij gewone meerderheid van stemmen. De duur van het mandaat is bepaald op 4 jaar en de uittredende bestuurders zijn herkiesbaar.
De voorzitter wordt rechtstreeks door de Algemene Vergadering gekozen.
De andere functies van het Bestuursorgaan, onder meer de ondervoorzitter, penningmeester en secretaris worden door het Bestuursorgaan onder de bestuurders verdeeld.
De penningmeester en de voorzitter moeten verschillende personen zijn. Alle andere functies zijn combineerbaar. De notulen van de verdeling van de functies worden door alle bestuurders ondertekend en daarna gepubliceerd.
Een bestuurder kan vrijwillig ontslag nemen of worden uitgesloten uit het Bestuursorgaan, en dit volgens dezelfde procedure als voor een ontslag of uitsluiting van een lid, bepaald in artikel 3 van de statuten. Ingeval het mandaat van een bestuurder door ontslag, uitsluiting of overlijden eindigt, heeft de Bestuursorgaan de bevoegdheid een plaatsvervangende bestuurder aan te duiden wiens mandaat op de eerstvolgende Algemene Vergadering bekrachtigd dient te worden waarna de vierjarige termijn verder ingevuld wordt.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit. De kosten die zij maken bij de uitvoering van dit mandaat, worden vergoed door de vereniging.
Het Bestuursorgaan vergadert zo dikwijls als het belang van de vereniging dit vereist, met een minimum van éénmaal per boekjaar, en wordt voorgezeten door de Voorzitter of, bij diens afwezigheid, de ondervoorzitter of een andere door het Bestuursorgaan aangeduide bestuurder.
Iedere bestuurder kan een bestuursvergadering vastleggen als hij dit nodig acht, door een gemotiveerd verzoek te verzenden naar de overige bestuurders, waarna in onderling overleg een datum wordt vastgelegd. De vergadering dient binnen een termijn van 30 dagen na het verzoek plaats te vinden.
Het Bestuursorgaan kan slechts beslissingen nemen wanneer tenminste de helft van zijn leden aanwezig is op de vergadering. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid. Iedere bestuurder heeft één stem. Bij staking van stemmen, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.
De vergadering mag online plaatsvinden, indien alle bestuurders hiermee akkoord gaan.
Er kan een beslissing per e-mail genomen worden, evenwel moet de beslissing in dit geval unaniem goedgekeurd zijn.
Er worden notulen van de beslissingen opgesteld en bewaard in een notulenregister, dat voor alle leden raadpleegbaar is. Het Bestuursorgaan beslist op welke wijze dit gebeurt.
De bestuurder met een tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van beraadslaging en stemming over de aangelegenheid waarover een tegenstrijdig belang bestaat.
Het Bestuursorgaan kan delen van zijn bevoegdheden delegeren, in het bijzonder het dagelijks bestuur, aan een Uitvoerend Comité waarbij de bevoegdheden van dit laatste vastgelegd worden in een schriftelijk intern reglement.
Artikel 6: Uitvoerend Comité
De leden van het Uitvoerend Comité worden door het Bestuursorgaan benoemd en worden op de volgende Algemene Vergadering bekrachtigd. Alle leden van het Bestuursorgaan zijn automatisch lid van het Uitvoerend Comité, tenzij een lid hiervan afziet. Deze bekrachtiging moet om de 4 jaar bevestigd worden en wordt zo georganiseerd dat de helft van het Uitvoerend Comité om de 2 jaar bekrachtigd wordt. Om dit te realiseren kan het Bestuursorgaan beslissen dat de laatst toegevoegde leden van het Uitvoerend Comité voor slechts 2 jaar worden bekrachtigd.
Het Uitvoerend Comité is verantwoordelijk voor het dagelijkse bestuur van de vzw. Het Uitvoerend Comité komt minstens zesmaal per jaar samen. De besluiten van het Uitvoerend Comité worden genomen bij gewone meerderheid. Ieder lid van het Uitvoerend Comité heeft één stem.
Bij staking van stemmen, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.
Vergaderingen van het Uitvoerend Comité mogen online plaatsvinden, indien alle leden van het Uitvoerend Comité hiermee akkoord gaan
Er kan een beslissing per e-mail genomen worden, evenwel moet de beslissing in dit geval unaniem goedgekeurd zijn.
Er worden notulen van de beslissingen van het Uitvoerend Comité opgesteld en bewaard in een notulenregister, dat voor alle leden raadpleegbaar is. Het Uitvoerend Comité beslist op welke wijze dit gebeurt.
Artikel 7: Aansprakelijkheid + Vertegenwoordiging
De bestuurders, de leden van het Uitvoerend Comité, en alle andere leden van de vereniging die handelen in opdracht van het Bestuursorgaan, zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen van de vereniging.
Tegenover de vereniging en tegenover derden is hun verantwoordelijkheid beperkt tot de vervulling van hun gegeven opdrachten overeenkomstig het bepaalde in de wet, de statuten en het intern reglement.
Het Bestuursorgaan vertegenwoordigt de vereniging als college in alle handelingen in en buiten rechte. Het vertegenwoordigt de vzw door de meerderheid van zijn leden. Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuursorgaan als college, wordt de vereniging in en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd door ofwel de voorzitter alleen ofwel minstens twee andere bestuurders die gezamenlijk handelen.
Ieder lid van het Bestuursorgaan heeft leestoegang tot de rekeningen van de vereniging.
Zowel de voorzitter als de penningmeester heeft volmacht op de rekeningen. De voorzitter en de penningmeester kunnen transacties uitvoeren tot een bedrag van 2000 (tweeduizend) euro, zonder een tweede bestuurder erbij te betrekken. Om transacties uit te voeren voor een bedrag hoger dan 2000 euro treden de voorzitter en de penningmeester gezamenlijk op.
Voor een subactiviteit van de KOSK in verband met schaken in externe opdracht kan een tijdelijke rekening geopend worden en kan aan een derde persoon, lid van het Bestuursorgaan of het Uitvoerend Comité volmacht op deze rekening verleend worden. Bij het afsluiten van deze rekening gaat het batig saldo naar de Kosk. Een eventueel negatief saldo kan niet door de Kosk aangezuiverd worden.
Artikel 8: Rekeningtoezichter
De Algemene Vergadering kan beslissen een rekeningtoezichter aan te stellen. De rekeningtoezichter wordt gekozen uit de effectieve leden die geen deel uitmaken van het Bestuursorgaan of het Uitvoerend Comité.
Indien een rekeningtoezichter wordt aangesteld, dan geeft de penningmeester de boeken ter controle aan de rekeningtoezichter.
De rekeningtoezichter beperkt zijn opdracht tot de controle van de financiële stukken en van de saldo’s van alle rekeningen en tot de detectie van vermoedelijke fraude.
De rekeningtoezichter zorgt ervoor dat alle vertrouwelijke informatie die hij tijdens zijn mandaat verneemt, niet aan derden wordt gelekt.
De rekeningtoezichter brengt verslag uit aan de Algemene Vergadering.
De rekeningtoezichter oefent zijn opdracht kosteloos uit, maar wordt voor zijn gemaakte onkosten vergoed.
Artikel 9: Financiering en boekhouding
De vereniging zal onder meer gefinancierd worden door subsidies, sponsorgelden, lidgelden, deelnamegelden, bijdragen, giften en legaten
De vereniging kan fondsen verwerven op elke andere wijze die niet in strijd is met de wet of haar doel.
Het boekjaar begint op 1 september en eindigt op 31 augustus.
De vereniging voert een eenvoudige boekhouding die de mutaties in geld weergeeft, voor zover de wet de verplichting tot het houden van een dubbele boekhouding niet aan de vereniging oplegt.
De jaarrekening wordt jaarlijks, na goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering, openbaar gemaakt volgens de wettelijke modaliteiten ter zake.
Artikel 10: Ontbinding
Een meerderheid van de leden van het Bestuursorgaan of één vijfde van de stemgerechtigde leden kunnen ontbinding van de vzw op de agenda plaatsen van de Algemene Vergadering.
Alleen de Algemene Vergadering kan beslissen over de ontbinding van de vereniging mits de aanwezigheid van minstens de helft van de effectieve leden die bij tweederdemeerderheid beslist over een ontbinding.
Ingeval het voorstel tot ontbinding wordt goedgekeurd, benoemt de Algemene Vergadering een vereffenaar waarvan zij de opdracht nauwkeurig zal omschrijven. De bestemming van het vermogen van de vereniging moet gaan naar een feitelijke vereniging of een andere vereniging zonder winstoogmerk met eenzelfde of analoog maatschappelijk doel. De vereffenaar zal een rapport opstellen over de vereffening waarna de Algemene Vergadering de vereffening slechts kan goedkeuren mits de aanwezigheid van minstens de helft van de effectieve leden die bij tweederdemeerderheid beslist over de vereffening.
Artikel 11: Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen
Voor alle niet in de statuten geregelde punten, geldt onverminderd de bepalingen van het wetboek van Vennootschappen en Verenigingen dat op 1 mei 2019 van kracht werd.